Vous vous êtes sans doute déjà posés la question : qu’est-ce que comprend exactement la Coordination du jour J lorsqu’on fait appel à une wedding planner ?

Notre rôle commence bien avant le jour du mariage car détrompez-vous, il ne s’agit pas d’une simple installation d’éléments décoratifs. Nous devons prendre en main véritablement le projet dans sa globalité pour pouvoir le gérer dans les moindres détails durant le grand jour. En effet, arriver jour-même un peu comme une fleur, serait comme pour un cuisinier de cuisiner sans ingrédients. Ainsi, il est important que les mariés nous transmettent autant d’informations que possible. Pour cela, nous préparons pour chaque couple un dossier d’organisation avec plusieurs tableaux qui les guideront dans la transmission de tous les éléments importants. Nous accompagnons bien sûr les fiancés dans cette mission et les conseillons sur les derniers points d’organisation. Cela leur permet également de mettre tout le déroulé à plat, de mieux visualiser leur mariage dans son ensemble et de se rendre compte de certaines choses auxquelles ils n’auraient peut-être pas pensé. Cela aide également à faire le point sur leur état d’avancement et à leur préconiser les missions indispensables dont il faudra s’occuper ou éclaircir.

En contact et au service de tous les prestataires

Une fois que nous y voyons plus clair dans votre projet, nous contactons l’ensemble des prestataires pour se présenter et pour récapituler ce qui a été convenu avec les mariés et les responsabilités de chacun. Cela nous permet de faire le lien entre tous les prestataires et fait souvent ressortir des contraintes qui peuvent influencer les uns et les autres, qu’il faut prendre en compte pour la coordination et les communiquer en amont aux concernés. Nous élaborons par la suite pour chaque prestataire ce que nous appelons une « feuille de route ». Ce document récapitule tout le cahier des charges, les informations essentielles, le planning, les contacts, les adresses importantes. Cela aide le professionnel à avoir une synthèse des informations les plus importantes et utiles et surtout définitives ce qui évite des erreurs ou des malentendus.

Un support pour vos proches et leurs animations surprises

En dehors des prestataires, nous prenons également contact avec vos proches pour prendre connaissance des animations surprises qu’ils pensent préparer. Nous pouvons les conseiller sur leur caractère, leur nombre et leur durée. Mais également sur leur planification dans la soirée, selon un ordre logique qui aura pour objectif de faire monter l’ambiance au fur et à mesure. Nous nous assurons également de tous les éléments techniques nécessaires, des formats et de la compatibilité. Nous centralisons toutes les animations sur un seul support, les vérifions en amont, les classons dans l’ordre de passage puis les testons le jour J avant l’arrivée des convives. Cela permet de les lancer de manière fluide et de ne pas prendre du retard dans le planning de la soirée qui sera au préalable envoyé à tous les prestataires concernés, notamment le traiteur et le Dj pour qui cela va être déterminant dans la gestion de leur propre timing et contraintes.

©photo : Studio Cabrelli

Mise en place de l’ensemble de la décoration

Le jour J venu, nous arrivons au lieu de réception en premier afin de pouvoir accueillir tous les prestataires et vérifier que leur installation correspond au cahier des charges qui a été convenu avec les mariés. Nous sommes également là pour répondre à toutes leurs questions et les aider en cas de besoin. Nous installons parallèlement toute la décoration selon la check-list, les croquis ou les plans sur lesquels on aura travaillé avec les mariés en amont. Cela permet de mettre en place tout comme ils l’ont imaginé avec une touche de notre expérience et notre sens d’esthétisme et de détail.

Gestion du timing et des imprévus

Nous sommes ensuite présentes aux cérémonies pour accueillir vos invités et les guider dans leur installation. Durant les cérémonies laïques ou religieuses, nous nous occupons du plan d’assises et formons le cortège dans le bon ordre. Nous gérons ensuite tout le timing pour un déroulement sans aucun couac tout au long de la soirée. Nous devenons l’interlocuteur unique des mariés ce qui leur permet de ne pas être sans cesse importunés par tous les prestataires. Ainsi ils peuvent profiter de leur journée magique à 1000{e33b95bf2f49313f50b661edf0726b09599b04c51712e4031f6b40bf6f0ae8c9}. En cas de changements ou d’imprévus qui peuvent survenir ou tout simplement de nouveaux souhaits, nous sommes là pour nous occuper de tout et de solutionner aux mieux les situations afin que les festivités restent fluides et que les invités passent un moment unique aussi bien que les mariés.

Nous restons bien évidemment aussi discrètes que possible, tout en demeurant toujours au service de tous les présents. Nous ne nous éclipsons qu’après que la pièce montée ait été servie et que les premières danses aient démarré. La nuit poursuit alors spontanément son cours dans une ambiance rythmée par les sons du DJ et l’enthousiasme de vos invités.

Découvrez à travers cette courte vidéo les coulisses d’une installation le jour J. ©Record you